Weißt du, was der Satz ist, der mich in meinem Leben die meiste Zeit und die meisten Nerven gekostet hat? Er besteht aus nur vier Worten: „Das merke ich mir.“

Ich sag’s dir, wie es ist: Das ist die größte Lüge, die wir uns selbst jeden Tag auftischen. Auch ich!

Vielleicht kennst du das auch: Du stehst im Supermarkt, starrst auf das Nudelregal und weißt ganz genau, dass du etwas Wichtiges vergessen hast. Dieser eine Geistesblitz, den du heute Morgen beim Zähneputzen hattest – weg. Oder du versprichst einem Kunden am Telefon: „Klar, schicke ich dir nachher rüber.“

Zwei Stunden später sitzt du am Rechner, das Telefon klingelt, drei Slack (oder WhatsApp)-Nachrichten ploppen auf und dieser eine wichtige Task ist im digitalen Orkus verschwunden. Was bleibt, ist dieses miese, unterschwellige Rauschen im Hinterkopf. Das Gefühl, dass dir gerade was durch die Lappen geht.

Mein persönlicher „Bluescreen“

Ich erzähl dir mal, wie ich schmerzhaft gelernt habe, dass mein Gehirn ein verdammt mieser Datenspeicher ist.

Wir hatten mit meiner Agentur punktbar einen Pitch für ein großes Projekt. Ich war gut vorbereitet. Eine entscheidende Kennzahl, die der Kunde am Vortag kurz eingeworfen hatte, hatte ich mir nicht aufgeschrieben. „Frank, das ist so wichtig, das vergisst du nicht“, sagte mein Hirn. Klar merke ich mir das.

Schnitt zum Meeting: Der Kunde schaut mich an, stellt genau die Frage zu dieser Zahl – und in meinem Kopf war einfach nur Leere. Ich konnte förmlich spüren, wie mein interner Lüfter hochdrehte, aber der Prozessor fand die Datei nicht. Ich stand da wie ein Anfänger, während mir der Schweiß den Nacken runterlief. Peinlich? Absolut. Ich konnte trotzdem souverän antworten, aber die Situation war für mich alles andere als angenehm.

Da habe ich kapiert: Mein Gehirn ist zum Denken da, nicht zum Speichern. Es ist ein Prozessor, keine Festplatte. Wenn der Arbeitsspeicher (RAM) voll ist mit „Milch kaufen“ und „Mail an Meyer“, bleibt keine Kraft mehr für die wirklich klugen Entscheidungen.

Wie ich mein „Second Brain“ gebaut habe (ohne App-Voodoo)

Damit ich heute meinen Kopf frei bekommen kann, nutze ich ein System, das so simpel ist, dass ich es auch nach einer Tour-Woche mit Schlafmangel bedienen kann. Ich habe aufgehört, nach der „perfekten“ App zu suchen.

Ich nutze das, was ich eh in der Tasche habe: Apple Notizen.

Hier sind meine drei Regeln, die mein Leben verändert haben:

• Die 2-Sekunden-Regel: Wenn mir ein Gedanke kommt – egal ob im Auto, beim Bass-Üben oder im Gespräch – landet er innerhalb von zwei Sekunden in den Notizen. iPhone raus, tippen, weg. In dem Moment, in dem ich es aufschreibe, gibt mein Hirn Ruhe. Der „Hintergrundprozess“ wird beendet.
• Ich habe ein System: Mein System hilft mir den Überblick zu bewahren. Darauf kann ich mich verlassen.
• Ein einziger Ort: Ich schreibe nichts mehr auf Servietten, Post-its oder schicke mir selbst Mails. Wenn es nicht in meinen Notizen steht, existiert es nicht. Punkt.

Warum das für dich alles verändert

Wenn wir beide im Proberaum stünden und ich müsste bei jedem Takt erst überlegen, wo meine Finger hinmüssen, könnten wir niemals zusammen grooven. Ich müsste mich so sehr auf die Technik konzentrieren, dass der Spaß und die Kreativität auf der Strecke bleiben.

Genau so ist es in deinem Business (und im Privatleben). Wenn dein Kopf voll ist mit Zeug, das eigentlich in ein System gehört, hast du keine Kapazität für die Freiheit, die deinen Job eigentlich ausmacht.

Ein verlässliches System zum Kopf frei bekommen ist kein „Produktivitäts-Hobby“. Es ist die Basis dafür, dass du abends den Rechner zumachen kannst, ohne dass dich die To-dos bis in den Schlaf verfolgen.

Mal unter uns: Was ist das Ding, das du heute garantiert wieder vergessen wirst, weil du denkst, du merkst es dir? Schreib’s jetzt auf. Nicht gleich, sondern JETZT.

Sag mir mal: Wie sieht dein „Zettel-Chaos“ aktuell aus? Bist du Team „100 offene Tabs“ oder hast du schon ein Backup für dein Hirn? Ich freue mich über deinen Kommentar.