1. Warum wir heute anders scheitern als früher

Hello, schön dass wir uns mal Zeit für dieses Thema nehmen. Ich hab mir in letzter Zeit viele Gedanken darüber gemacht, warum ich mich oft so gehetzt fühle, obwohl mir eigentlich alle Tools zu Verfügung stehen, um mein Leben im Griff zu haben. Aber, wie ich feststellen musste, geht es nicht nur mir so.
Also habe ich begonnen mir ein Selbstmanagement System zu erschaffen, was mir hilft meinen Alltag einfacher zu machen … und genau das will ich dir hier vorstellen.

Stell dir vor, es ist 6:00 Uhr, dein Wecker klingelt und noch bevor du richtig wach bist, liefert dir dein Smartphone eine Ladung an Infos, die uns früher eine ganze Woche lang beschäftigt hätten. Auch ich checke oft schon im Bett WhatsApp-Nachrichten, schaue auf Social Media und überfliege eine Mail, die mich (oder mein Gehirn) direkt beschäftigt.
Wir starten den Tag heute nicht mehr mit uns selbst, sondern mit den Forderungen der Welt. Aber, soll das so sein?

Das Smartphone ist ein Segen für meine Freiheit, aber oft ein Fluch für meinen Fokus. Das Problem ist: Wir versuchen, ein Leben in der heutigen Zeit mit Methoden zu organisieren, die wir so nie gelernt haben. In der Schule haben wir Kurvendiskussionen geführt, aber niemand hat uns beigebracht, wie man Prioritäten setzt, wenn fünf Kanäle gleichzeitig um Aufmerksamkeit buhlen. Wir müssen uns eingestehen: Wir brauchen ein neues Betriebssystem für unseren Kopf, damit wir uns nicht unnötig das Leben schwer machen.

Mein Leben ist eigentlich nicht kompliziert – ich mache es oft nur dazu. Ich hab mich gefragt: Warum ist Ablenkung so viel interessanter als der Haken hinter einer wichtigen Sache? Sind To-Dos wirklich so „unsexy“? Ich will mir das Leben einfacher machen und nicht jeden Tag überlegen müssen, was ich eventuell vergessen habe. Ich brauche ein System, auf das ich mich blind verlassen kann. Und das mir wirklich hilft.

Wenn du das auch brauchst, dann lies weiter.

2. Mein 4-Säulen-System: Architektur für den Kopf

Mein Motto ist „Keep it simple stupid“ – wenn ich erst zehn Minuten überlegen muss, wo ich was ablegen soll, habe ich schon verloren. Hier sind die vier Säulen, die mein Sicherheitsnetz bilden:

Säule I: Kommunikation – Wer hat hier die Hoheit?

Kommunikation entscheidet für mich alles – ob auf der Bühne vor tausenden Leuten oder bei einer Krise in meinen Unternehmen. Wenn ich auf jedes Signal sofort reagiere, werde ich zum Spielball der anderen und komme selbst nicht zu meinen wichtigen Themen. Deswegen brauchte ich ein Selbstmanagement System.

Das Problem: Wir verwechseln Erreichbarkeit mit Produktivität. Wenn ich mitten in einer Fokus-Phase bin und eine Nachricht aufploppt, ist mein Flow weg. Das ist wie ein wandernde Gedanken mitten im Song: Du bist dann einfach raus.

Aus meinem Leben: Wenn ich konzentriert an einer Sache arbeite, dann komme ich nicht weit, wenn ich immer wieder eine Notifikation sehe oder jeden Anruf annehme, der gerade reinkommt. Ich muss mich auf meine wichtigen ToDos konzentrieren können und mich nicht von allem ablenken lassen. Viele Dinge sind gar nicht so wichtig, wie sie uns manchmal erscheinen.

Meine Regeln:

• Alle Push-Benachrichtigungen aus, die nicht überlebenswichtig sind.
• DMs für den kurzen, direkten Weg und schnelle Abstimmungen.
• Mails nur für professionelles Business und Verbindlichkeiten.
• Telefonat wenn es wirklich sein muss.
• „One-Touch-Prinzip“: Nachrichten einmal anfassen und sofort entscheiden: Erledigen, Löschen oder in einen Task umwandeln.

Säule II: Tasks & Aufgaben – Mein Motor

Zeit ist das Einzige, was wir nicht erneuern können. Als ich meine Agentur punktbar gründete, wurde mir schnell klar: Mit der Anzahl der Projekte stieg die Komplexität massiv an. Ohne Plan geht man unter.

Die Methode: Ich nutze das Eisenhower-Prinzip. Ich unterscheide radikal zwischen wichtig und dringend. Ein Projektplan für einen Kunden ist wichtig und dringend – das Beantworten jeder Mail oft nur wichtig, aber nicht dringend.

Aus meinem Leben: Erfolg ist für mich kein Glück, sondern harte Arbeit. Bevor ich auf der Bühne stehe, investiere ich Stunden im stillen Kämmerlein, um Basslinien zu lernen. Das ist „Wichtig, aber nicht dringend“ – ohne diesen Fokus bin ich nicht genug vorbereitet für die Bühne.

Meine Regeln:

• Prioritäten festlegen: Jeden Morgen wähle ich die wichtigsten Aufgaben, die heute wirklich zählen.
• 2-Minuten-Regel: Was schnell geht, wird sofort gemacht.
• Konkrete Verben: Ich schreibe „Rechnung an XY senden“ statt nur „Rechnung“ als Aufgabentitel und vergebe immer ein Datum.

Säule III: Notizen & Informationen – Mein externes Gehirn

Mein Kopf ist zum Denken da, nicht zum Speichern. Wenn ich mich fragen muss: „Shit, wo hatte ich das notiert?“, verschwende ich Energie.

Das Problem: Zu viele Systeme (Slack, Mails, Zettel) führen zu Chaos.

Meine Lösung (PARA-Struktur): Ich nutze das System von Tiago Forte:

• [1] Projects: Alles mit festem Ende (z. B. „Planung Wacken 2025“).
• [2] Areas: Dauer-Themen (z. B. punktbar, Steuern, meine Hunde).
• [3] Resources: Alles, was mich interessiert (z. B. SEO-Tipps, Bangkok-Reiseziele).
• [4] Archive: Abgeschlossene Dinge.

Meine Story: Ich habe alles in Apple Notizen konsolidiert. Es ist simpel und spart mir das Suchen.

💡 Mein Pro-Tip: Ich nutze die Shortcuts-App, um mein tägliches Journaling zu automatisieren. Jeden Abend um 19 Uhr erstellt mein Handy automatisch eine Notiz für den nächsten Tag. So starte ich ohne Blockade in die Planung.
Successful people plan their next day!

Säule IV: Kalender & Daten – Die Landkarte meiner Freiheit

Freiheit heißt für mich, machen zu können, was ich will und Dinge zu tun, die mich erfüllen. Aber Freiheit braucht ein Gerüst.

Das Problem: Wer seine Zeit nicht selbst plant, wird verplant. Ein Kalender voller Termine von anderen ist kein Erfolg.

Aus meinem Leben: Bei punktbar darf jeder arbeiten, wann er will – wir leben Flexibilität. Aber das klappt nur, weil wir unsere Termine für alle sichtbar im Kalender planen. Struktur ermöglicht mir diese Freiheit.

Meine Regeln:

• Timeblocking: Feste Slots für „Deep Work“ im Kalender.
• Nur echte Termine mit Uhrzeit kommen in den Kalender. Aufgaben gehören in Säule II.
• Ich nutze klare Ordnernamen, um Ordnung in meine Daten zu bringen.
• Ich plane mir wöchentlich, monatlich, jährlich Zeit ein, um einfach mal zu sitzen, zu denken und zu reflektieren.

3. Warum manche es schaffen – und warum Du es schaffen wirst

Erfolg ist nicht einfach nur Glück, sondern das Ergebnis von Systemen. Als ich bei punktbar merkte, dass mich die Infos überrollten, habe ich mich weitergebildet und von Leuten gelernt, die viel weiter sind als ich.

Du fällst nicht auf die Ebene deiner Ziele, sondern auf die Ebene deiner Systeme. Ein Selbstmanagement Systems schont deine Willenskraft. Wer seine Unsicherheit reflektiert, kann wachsen. Ich habe viel von Menschen gelernt, die offen über ihre Erfahrungen gesprochen haben – egal ob beim Dynamite Circle, Rotary, MetalBC oder auf meinen Reisen.

4. Die Masterliste: Mein Sicherheitsnetz

Die Masterliste ist das Herzstück. Sie ist mein Sicherheitsnetz, das sich um die Kleinigkeiten kümmert, die mich sonst nachts wachliegen lassen würden.

• Kopf leer machen: Sobald was in der Liste steht, muss ich es nicht mehr speichern.
• Routine statt Willenskraft: Wenn ich weiß, wann ich meine Belege sortiere, verliert es seinen Schrecken.
• Vorsprung gewinnen: Ich agiere, statt nur auf Deadlines zu reagieren.

Ob wöchentlicher Review, monatliche Buchhaltung oder jährliche Strategie – die Liste sorgt dafür, dass ich Zeit für das habe, was mir wirklich wichtig ist.

Das aller Wichtigste dabei: Fange an!